Les bonnes pratiques
1) Faire un point quotidien et garder le contact
Comme bon point de départ, des outils tels que les visioconférences, les e-mails, les conversations téléphoniques et les plateformes telles que Slack sont parfaits. Cependant, le manager devrait privilégier les visioconférences afin d'avoir un face-à-face via la caméra avec son équipe. Il faut savoir que les membres de l'équipe ont besoin de voir leur manager et vice-versa. Pour cela, le manager dispose de plusieurs services qui rendent la tâche plutôt facile et que celui-ci peut utiliser comme Skype, Hangouts, Zoom ou encore Google. Au début, les rencontres doivent se faire quotidiennement. En fait, le but est d'assigner les missions du jour et d'aider l'équipe dans leur accomplissement.
2) Communiquer de manière régulière et suffisamment avec les membres de l'équipe
Le manager doit communiquer régulièrement avec les membres de son équipe afin d'éviter certains problèmes liés au travail à domicile comme le sentiment d'isolement et de solitude que les membres de l'équipe peuvent avoir. Lorsque ces sentiments s'instaurent, il sera plus difficile pour les employés de travailler notamment lorsque ces derniers sont habitués à un environnement de bureau.
3) Profiter du numérique et de la technologie
En tant que manager, il faut être en mesure de connaître les secrets de la technologie pour s'assurer d'avoir une équipe connectée. Pour cela, il existe de nombreux outils de communication qui permet de garder les membres de son équipe engagés. Les outils comme Microsoft Teams ou encore Slack sont les meilleurs moyens en termes de communication et de collaboration et certains de ces services sont désormais disponibles gratuitement. Cependant, pour ce qui est SMS et des e-mails, ce sont des solutions généralement utilisées pour le court terme.
4) Gérer à distance les besoins et les attentes de son équipe
Il est du devoir d'un manager d'aider son équipe à comprendre les tâches qui lui sont assignées et de créer des objectifs réalisables pour son travail. Il faut savoir que la gestion des besoins est également l'une des fonctions du manager. Celui-ci doit se préparer, préparer son équipe à effectuer clairement les tâches et l'aider à comprendre précisément la manière dont ce dernier mesure le succès. En d‘autres termes, il s'agit de définir les livrables ainsi que les délais à respecter pour chaque projet ou tâche sur lequel les membres de l'équipe devront travailler.
5) Se concentrer seulement sur les résultats
Tout d'abord, il faut savoir qu'à distance, il est presque impossible de pouvoir gérer tous les aspects d'un projet. Le manager ne doit pas insister sur la gestion de tous les aspects de l'activité de son équipe, notamment si celle-ci est repartie sur plusieurs sites. Au lieu de cela, il est préférable de se concentrer sur le rendement et les résultats et ainsi, de mesurer l'équipe en conséquence.
6) Accompagner l'équipe
Comme pour le travail au bureau, le travail à distance nécessite également des outils, une formation ou encore des compétences pour qu'un travail puisse être effectué. C'est pourquoi, la manager doit s'assurer que son équipe dispose de tous les moyens dont celle-ci a besoin pour effectuer d'une manière efficace, son travail. Par exemple, il est évident qu'une équipe de télétravailleurs a besoin d'outils tels que les appareils mobiles, les ordinateurs, les logiciels ou encore une bonne connexion Internet. Tout le monde ne possède pas toutes ces choses et c'est la responsabilité du manager de s'assurer que les membres de son équipe sont bien équipés.
7) Être flexible
Il faut savoir qu'une équipe est très occupée. Un manager doit laisser les membres de son équipe gérer leur journée. De plus, pour maximiser la productivité de son équipe, il est préférable de faire confiance à son équipe et lui donner de la flexibilité et de la liberté pour qu'elle puisse faire son travail selon les délais qui ont été déterminés.
Exemple : manager une équipe en cette période de crise sanitaire (Covid 19)
La pandémie du coronavirus ainsi que les mesures sanitaires ont contraint les sociétés à revoir leur organisation du travail et à trouver des alternatives leur permettant de continuer leurs activités. Il s'agit du travail à distance également appelé le télétravail et qui se caractérise par une durée illimitée et qui se fait généralement à temps plein.
Le télétravail est désormais adopté par toutes les entreprises qui forment désormais leurs équipes à accomplir leur travail depuis leur domicile. Cependant, il doit être organisé de manière appropriée afin d'éviter les situations gênantes en présence d'autres membres de la famille tels que les enfants.
Ayant pris une grande ampleur en ce temps de crise, le télétravail devra probablement se poursuivre. De plus, le confinement a entraîné le développement de plusieurs outils qui permettent d'aider les managers à gérer leurs équipes malgré les contraintes et à maintenir une bonne ambiance et dynamique de travail tout en répondant aux besoins des télétravailleurs.
Malgré les défis à relever, la distance permet aux managers de mettre en place un nouveau mode de management basé sur la communication, la collaboration et la confiance et qui donne lieu à une nouvelle autonomie. De plus, ces différents éléments génèrent un sentiment d'appartenance et des relations assez solides pour qu'une équipe de travail puisse relever les défis et dépasser certaines contraintes.
