Les entreprises doivent sans cesse trouver des moyens pour améliorer leur compétitivité et a fortiori la satisfaction de leurs clients. Un projet est souvent un programme d’envergure, d’où la nécessité pour les entreprises de l’organiser au mieux et de suivre son évolution à toutes les étapes.
Définition de la méthode GANTT et de son diagramme
Il s’agit d’un outil stratégique utilisé dans la réalisation de projets et qui permet entre autres choses de mieux visualiser les tâches inhérentes à ce projet.Le diagramme de GANTT représente l’avancement d’un projet de manière graphique afin d’en avoir une vision plus globale. Il est encore aujourd’hui considéré comme l’un des outils les plus efficaces dans de multiples domaines d’activités.
Le diagramme de GANTT comprend plusieurs colonnes avec à gauche la liste des tâches à effectuer, en tête le temps, qui peut être compté en jour, en semaines ou en mois selon l’envergure de la tâche et sa priorité. Les barres horizontales représentent quant à elles le début, la durée et la fin prévisionnelle de chacune des tâches.
Effectuer un tel diagramme représente beaucoup de travail et d’organisation. Il permet de mettre en avant les tâches qui doivent être prioritaires sur les autres et celles qui risquent d’empiéter sur d’autres à un moment donné de la réalisation du projet. La gestion est donc meilleure.
Le diagramme de GANTT est souvent comparé à un planning visuel plus élaboré, mis en place dans les années 1890 puis repris une quinzaine d’années plus tard par Henry GANTT. Au départ, la mise en place de ce type de diagramme était réputé pour être particulièrement fastidieux, mais grâce à l’arrivée de l’informatique, l’intégralité du concept a pu évoluer, de manière à ce que toutes les parties impliquées dans le projet puissent en suivre l’avancement.
Attention toutefois à ne pas confondre le diagramme de GANTT avec le diagramme PERT, qui est lui aussi utilisé dans la gestion de projets.
Le premier peut être appliqué à des projets moins lourds, alors que le second est appliqué à des projets souvent plus complexes.
Le diagramme PERT est organisé sous forme d’organigramme avec chaque tâche qui est exprimée sous la forme d’un réseaux auquel elle appartient. Le cheminement mis en place est plus complexe, alors que le diagramme de GANTT se comprend et se lit bien plus facilement.
Objectifs et enjeux du diagramme GANTT
Aujourd’hui, avec la pression concurrentielle que subissent les entreprises, la gestion du temps et l’organisation sont des atouts considérables. Le diagramme de GANTT possède donc plusieurs objectifs comme le fait de donner un cadre plus strict aux collaborateurs qui sont en charge du projet ainsi qu’une vision plus globale des tâches à accomplir dans un temps donné.
Cette vision d’ensemble possède un enjeu majeur, surtout pour les collaborateurs, car elle permet d’augmenter la motivation et l’implication et de diminuer le facteur stress. Il est facile à comprendre et donc à expliquer aux clients, ce qui améliore de manière considérable leur confiance sur le long terme.
Par ailleurs, les collaborateurs impliqués dans le projet peuvent ainsi s’assurer que leur temps est correctement employé et modifier le tir en cas de besoin. Les calendriers mis en place se basent sur le marché et prennent en compte les éventuelles difficultés et par conséquent, la gestion des ressources est également bien meilleure.
Pour les collaborateurs, ce type de diagramme montre également que certaines tâches ne peuvent être commencées sans qu’une autre ne soit complètement terminée et cela évite les retards. Les employés sont plus productifs et chacun possède une tâche qui lui est propre, il est donc plus facile pour les clients de s’adresser à la bonne personne en cas de besoin.
L’objectif est également de pouvoir mettre en place plusieurs projets et de pouvoir les suivre et s’organiser en fonction du temps et des autres ressources nécessaires à leur réalisation.
Enfin, dans un contexte où de plus en plus d’entreprises fonctionnent avec des collaborateurs en télétravail, le diagramme de GANTT permet à tout le monde d’avoir les mêmes informations au même moment.
Notons toutefois que ces outils possèdent également des inconvénients, comme la configuration qui peut parfois prendre un peu de temps. Par ailleurs, le diagramme de GANTT peut vite devenir complexe et il perd de sa valeur s’il devient trop difficile à comprendre.
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Les étapes de sa réalisation
Pour réaliser un diagramme de GANTT, plusieurs étapes sont nécessaires.- La première est de réunir les équipes pour élaborer un cahier des charges. Les collaborateurs inspectent des références de base, et délimitent le projet afin que celui-ci devienne plus « réel ».
- Vient ensuite la deuxième étape, qui est celle de la décomposition des activités de travail, selon une structure qui est appelée structure WBS (Work Breakdown Structure) avec l’établissement de règles qui permettent de créer le planning. Ce planning doit être pertinent et optimal et doit également être le moyen pour les équipes d’être plus productives.
- La troisième étape est le fait d’établir des liens entre les activités définies par le projet. Il s’agit ici de mettre les différentes activités dans l’ordre, et de mettre en place les correspondances qui peuvent exister entre elles. Les deux correspondances les plus courantes sont « fin/début », c’est à dire qu’une activité ne peut pas commencer avant que la précédente ait pris fin et « début/ début », lorsqu’une activité ne peut pas commencer avant que celle d’avant ne commence également.
- La quatrième étape consiste à estimer les ressources nécessaires pour l’élaboration de ce projet; les ressources (personnel, matériel et divers équipements), mais aussi les coûts attenants. Il s’agit également de déterminer quels sont les intervenants qui devront se positionner sur le projet ainsi que les compétences technologiques qui seront nécessaires. Cela permet de créer un calendrier des ressources.
- Dans la cinquième étape, ce sont les durées qui sont estimées. Dans cette estimation, les collaborateurs du projet devront prendre en compte les contraintes, les limites ainsi que les restrictions qui peuvent survenir une fois le projet lancé. Enfin, la dernière étape est la mise en place du planning, avec l’ajout de zones temporelles qui permettront de rallonger le temps imparti en cas de besoin. Cela permet de rendre le planning plus réaliste.
Exemple dans le secteur de la construction
Lien: https://www.google.fr/url?sa=i&url=https://www.edrawsoft.com/fr/project/construction-gantt-chart.html&psig=AOvVaw1qts6QAM4At-Gu6duYWwV3&ust=1682237945013000&source=images&cd=vfe&ved=0CA4QjRxqFwoTCMjtyOyGvf4CFQAAAAAdAAAAABAD
Ce diagramme représente un exemple type issu du secteur de la construction.
Comme il est possible de le voir, les tâches sont listées dans la première colonne de gauche, de 1 à 29, avec leur dénomination dans la colonne suivante. La durée vient ensuite ainsi que le pourcentage de réalisation. Dans les en-tête, on remarque les périodes de temps, d’octobre à juillet, typique du temps destiné à une construction immobilière.
CONCLUSION
Le diagramme de GANTT est utilisé par les entreprises afin de réaliser des projets de moindre envergure, à la différence du diagramme PERT notamment. Cet outil possède des enjeux importants, comme la satisfaction et la fidélisation d’une clientèle de plus en plus variée et exigeante. La pression concurrentielle étant très importante, les entreprises doivent tout mettre en oeuvre pour optimiser et rationaliser leurs méthodes de travail ainsi que leur organisation. Le diagramme de GANTT permet une meilleure visualisation des tâches ainsi que le temps qui leur est alloué, la durée prévisionnelle et des laps de temps consacrés aux éventuels problèmes qui peuvent être rencontrés durant la réalisation des projets. Ce type de planning visuel permet enfin de motiver les collaborateurs, et de réduire les sources potentielles de stress dues à l’organisation et au respect des délais notamment.
REFERENCES
https://www.gantt.com/fr/
https://www.manager-go.com/gestion-de-projet/dossiers-methodes/construction-gantt
https://www.appvizer.fr/magazine/operations/gestion-de-projet/diagramme-de-gantt
