Qu'est-ce qu'un cahier des charges ? Définition, méthode, exemple

C'est donc un document contractuel qui établit les besoins, les attendus, les objectifs, les fonctionnalités, les contraintes, les délais de mise en oeuvre et le budget alloué. Il permet d'avoir une vision claire et objective de l'avancée du projet et des pénalités en cas de non-respect. Il organise la relation qu'entretiennent les différents acteurs tout au long du projet. C'est le lien entre le maître d'ouvrage et le maître d'oeuvre lors d'un projet. C'est la référence du contrat établi qui protège les deux parties pour assurer une livraison conforme aux attentes pour le maître d'ouvrage et de se protéger des jugements intempestifs en cours de route pour le maître d'oeuvre. Cependant, l'avenant est possible pour modifier le cahier des charges en cours avec l'acceptation du maître d'oeuvre. Le cahier des charges est rédigé de façon formelle en spécifiant clairement les objectifs pour la compréhension de tous les acteurs du projet.

Définitions et fonctions

Le cahier des charges est la base de la planification et du pilotage du projet à travers la définition des priorités, des objectifs, des prestataires, du budget, des délais et ainsi établir un plan de charge pour piloter la gestion des ressources disponibles. Le cahier des charges répond à certains prérequis. Il doit notifier le contexte du projet, les motifs de la démarche, l'aspect technique, le champ d'action, la description des fonctionnalités, les ressources à disposition, le budget, les délais, la date de livraison, les atouts, les difficultés, les contraintes les objectifs et les finalités du projet.

Il existe deux types de cahiers des charges qui reprennent ces différents aspects : le CDC fonctionnel et le CDC technique.

Le cahier des charges fonctionnel sert à dessiner les contours du projet, soit structurer le projet en précisant les besoins fonctionnels dont le produit devra répondre, ses contraintes, le processus, la prestation intellectuelle ou le logiciel support. Il résume en détail le projet, les acteurs, l'étude des besoins et l'analyse fonctionnelle. Une norme existe pour servir de modèle au CDCF pour les projets industriels et informatiques : NF EN 16271. Il sert de base à la rédaction du cahier des charges techniques.

Le cahier des charges technique est souvent rédigé en amont du lancement du projet, lors de sa validation. Il met l'accent sur les besoins fonctionnels du produit souhaité à travers ses exigences et ses contraintes techniques. Il est notifié l'environnement technique (procédures, backups), les outils nécessaires, la faisabilité, les contraintes sécuritaires et les logiciels utilisés. C'est un indispensable pour les développeurs lorsque le projet est de créer une application ou un site par exemple. Il précise aussi les autres contraintes inhérentes à tout projet au niveau économique, environnemental, matériel et industriel. Dans la majorité des cas, ces deux types de CDC sont référencés dans un CDC global.

Méthode de rédaction du CDC

Le CDC peut être rédigé selon 10 étapes pour être complet.

• Présentation de l'entreprise : qui souhaite la réalisation du projet pour saisir l'identité et la culture de l'entreprise pour être conforme à son image et ce qu'elle souhaite donner. Pour un même produit plus ou moins similaire, l'approche du projet sera différente entre la Fnac et Cultura qui n'ont et ne souhaitent pas donner la même image à leur client. La raison d'être de l'entreprise est primordiale et doit être compréhensible pour tous à travers son secteur d'activité, son coeur de métier, sa vision, ses interlocuteurs et ses produits ou services phares.
  
  
• Description du projet : c'est définir le contexte, les objectifs, le périmètre et les éléments existants à prendre en compte.

-   Contexte : comprendre les tenants et les aboutissants pour mieux appréhender les enjeux et y répondre. Par exemple, réactualiser un site et ses fonctionnalités pour mieux satisfaire les besoins des utilisateurs lors de leur navigation.

-    Les objectifs : connaître et spécifier les résultats attendus notamment en utilisant la méthode SMART pour évaluer que l'objectif n'est pas inatteignable. Par exemple, la réactualisation du site a pour but que le taux de rafraîchissement et de réponse soit 20% plus rapide.

-   Le périmètre : c'est définir les limites d'action et de périmètre du projet pour en préciser le cadre. Par exemple, le site est utilisé par les agences immobilières au niveau national en France, ce qui équivaut à 30 000 agences avec plus de 240 000 utilisateurs potentiels.

-   Les éléments existants : lors d'un projet, on ne fait pas table rase de tout ce qui était préexistant ou des versions précédentes. Il faut inclure tout ce qui peut faciliter la compréhension et la réalisation du projet. Par exemple, les maquettes, les anciennes versions du projet.

• Description de la cible : c'est détailler le coeur de cible visée par le projet. Par exemple, quand le projet est à destination de la clientèle, il faut établir le persona marketing soit le profil type fictif du client idéal (âge, profession, salaire, loisirs…) en recueillant les informations via les formulaires de contact, les forums, l'analyse des informations des prospects ou encore un questionnaire.

• Évaluation de la concurrence : pour se positionner sur le marché, il faut connaître ses concurrents, leurs atouts, leurs faiblesses, leur image de marque, les différences entre leurs projets et le vôtre, et ainsi définir si le projet part sur un positionnement similaire ou nouveau pour répondre aux besoins de la cible.

• Définition de la charte graphique et ergonomique : pour les projets web, c'est un indispensable quand il y en existe déjà une ou en créer une nouvelle en accord avec la version précédente. On y précise le logo, la typographie, les couleurs…

• Détermination de l'enveloppe budgétaire : estimer et non pas sous-estimer le budget permet de gagner du temps dans la recherche de prestataires et des devis. Il doit aussi prendre en compte les éventuelles évolutions au fil du temps comme la mise à jour d'un logiciel ou l'actualisation d'un site web.

• Précision des délais de réalisation : c'est déterminer une date butoir de réalisation avec éventuellement différentes dates intermédiaires pour la validation d'avancées intermédiaires. À ne pas sous-estimer non plus ! Utiliser un planning sous forme de diagramme de Gantt peut être judicieux.

• Listing des spécifications fonctionnelles : c'est définir les fonctionnalités, l'arborescence et le contenu.

- Les fonctionnalités : c'est décrire les besoins en fonctionnalités du projet en détail pour éviter une mauvaise interprétation de ce qui est demandé et pour que ce soit le plus fidèle à ce qui est souhaité. On précise donc le titre, l'objectif, les sous-fonctionnalités, les contraintes et les niveaux de priorités. Pour n'oublier aucune des fonctionnalités à développer, il est possible d'établir une cartographie comme l'impact mapping.

- L'arborescence : pour les sites internet ou applications, il est judicieux de notifier comment doit être accessible le contenu via des catégories, sous-catégories, la navigation et l'organisation pour offrir une meilleure lisibilité sous forme de schéma.

- Le contenu : c'est définir et détailler les différents types de contenus disponibles sur le site qui doivent y figurer (articles de blogs, images, vidéos…) ainsi que leur présentation et gestion.

• Listing des spécifications techniques : c'est décrire comment les fonctionnalités doivent être réalisées à travers la clarté des exigences et des contraintes techniques à prendre en compte ainsi que la mention des préférences de la mise en place et du développement des procédés.  Par exemple, la possibilité sur le site de payer en ligne et les moyens de paiements acceptés, l'architecture des serveurs, le choix de la plateforme, la gestion des données et leur sécurité, la maintenance, la compatibilité des navigateurs, le langage informatique…

•  Ajout d'annexes éventuelles : tous documents utiles pour le projet comme les ébauches, les wireframes, les mock-up…

Exemple de cahier des charges

Le projet est d'ajouter des fonctionnalités supplémentaires à un site internet existant de commerce en ligne de multimédias. Il faut donc définir le cahier des charges pour que le développeur informatique puisse mettre en place ses valorisations.

Dans ce cas de figure, le développeur est interne à l'entreprise, il connaît bien sa vision et l'image qu'elle souhaite renvoyer. Le but du projet est de rafraîchir le site pour le rendre plus attrayant pour les utilisateurs français et attirer les plus jeunes qui achètent plus facilement du multimédia comme les jeux vidéo. Selon les informations recueillies, changer la présentation du site pour un look plus « green », soit des couleurs vert, bleu et jaune, qui serait mieux perçu et aucun des concurrents n'a fait le pas vers ce type de couleurs. Ce serait novateur. Il est déterminé que l'enveloppe budgétaire serait de 3 500€ et 1 400€ de mise à jour et d'actualisation chaque année par la suite. Il serait judicieux que le site soit prêt pour les grands achats de Noël, soit octobre pour être dans les temps avec une dateline intermédiaire fin août pour les réajustements éventuels. Les fonctionnalités à rajouter sont la possibilité de rechercher par thème ou univers, avec des liens hypertextes plus importants permettant d'accéder à un listing de produits similaires. De plus, il faut renforcer la sécurité des paiements en rajoutant une sécurité renforcée pour les paiements de plus de 300€ avec un code envoyé au numéro de téléphone enregistré sur le compte du client qui ne peut être modifiable le jour de l'achat sans une confirmation via l'adresse mail. De plus, il faut rajouter la fonctionnalité du paiement par PayPal et ses dérivés pour laisser plus de possibilités aux utilisateurs.

Pour conclure, un projet bien préparé est un projet avec un cahier des charges présent, fourni et détaillé pour que sa réalisation soit la plus optimale possible.