Énoncé
L’entreprise ABA Export se développant plus rapidement, le directeur général, M. Eric, a décidé d’apporter des changements au sein de l’équipe des technico-commerciaux. M. Jean, recruté il y a quatre mois, va se charger principalement du développement commercial en Italie et des relations avec les clients étrangers. Du fait de ses multiples déplacements à l’étranger pour de longues périodes, celui-ci devra compter sur quelqu’un au siège pour l’aider dans ses affaires. La secrétaire actuelle, Mme Emilie, fait face à une énorme charge de travail. C’est pourquoi le recrutement d’une nouvelle secrétaire est nécessaire. Emilie sera rattachée principalement à M. Jean et cela lui permettra de réduire la lourde charge de travail qui pèse sur elle.
Pour une opération de recrutement réussie, le directeur général M. Éric, préfère que ce soit un recrutement externe (comme le cas de M. Jean). Il demande une définition du profil du candidat pour le poste de secrétaire. Pour ce faire, un entretien est réalisé avec le directeur général, M. Jean et la secrétaire Mme Emilie afin de connaître leur vision et leurs attentes en ce qui concerne le poste qui doit être pourvu. Voici les résultats de l’entretien :
- Pour M. Eric (N+2) « La nouvelle secrétaire devra avoir des compétences qui s’articulent autour de deux axes. La première, celle-ci doit avoir une excellente maîtrise de l’italien, puisqu’elle sera en contact avec nos clients étrangers et devra répondre à leurs demandes. La deuxième, étant donné que d’ici quelques mois l’entreprise implantera le logiciel Plateforme Pro 2, de gestion administrative (facture, comptabilité…), il serait bien que la future secrétaire ait déjà une maîtrise de certains outils informatiques afin d’assurer les mises à jour des dossiers. Sans oublier, je tiens à ce que la secrétaire ne souhaite pas avoir d’enfants ou qu’elle ait déjà des enfants assez grands pour ne pas avoir de problèmes liés à la gestion des maternités. ».
- Pour M. Jean (N+1) « Ma future collaboratrice doit être extrêmement disponible notamment en termes d’horaires extensibles. On devra rester en contact durant mes déplacements et se voir dès mon retour, sans attendre. Celle-ci doit également être très autonome, car elle aura sûrement de nouvelles demandes et des dossiers à gérer en mon absence. J’ai aussi besoin de lui faire confiance, car elle devra gérer mon agenda personnel et plusieurs choses sensibles. ».
- Pour Mme Emilie « Je pense avoir la meilleure vision de ce poste étant donné que c’est moi qui me charge actuellement des différentes tâches que la nouvelle secrétaire devra faire. Le travail n’est pas si compliqué. De toute manière, je serais là pour l’orienter et lui donner des conseils notamment en ce qui concerne le nouveau logiciel. Pour ce qui est du poste, elle devra classer des dossiers, gérer des e-mails et des courriers, s’occuper de l’agenda de M. Jean ainsi que de la réservation des hôtels, des billets d’avion, de train et de bateau. Cela ne nécessite pas beaucoup d’expérience dans le domaine de l’export, une secrétaire sait ce qu’elle doit faire.
L’italien ? Une secrétaire bilingue n’est pas si indispensable. En réalité, il s’agit plutôt d’un italien technique qu’on utilise dans les courriers et les e-mails. Cela peut rapidement s’apprendre et je serais là en cas de besoin. ».
Travail à faire : d’après les différents extraits de l’entretien, pourquoi M. Eric, M. Jean et Mme Emilie n’ont-ils pas la même vision des compétences attendues de la future secrétaire ?
Résolution
I) L’absence de fiche de poste
La fiche de poste est un outil d’appui essentiel dans le processus de recrutement. Elle permet de comprendre les exigences d’un métier et de dresser le profil recherché notamment en termes de compétences, pour occuper un poste. Lors de la première étape du processus de recrutement, le rôle de la fiche de poste est fondamental. Pour ne pas dépenser de l’argent pour un recrutement raté, il est essentiel de connaître les principales missions et le descriptif du poste afin de recruter le candidat le plus adapté.
Dans le cas du recrutement de la nouvelle secrétaire au sein de l’entreprise Aba Export, la fiche de poste étant absente, il est difficile de pouvoir expliquer précisément le rôle et les compétences attendues d’une secrétaire. M. Eric, M. Jean et Mme Emilie n’ont pas le réel descriptif du poste sous leurs yeux et parlent plutôt de leurs propres besoins et attentes, et de leurs expériences. Une fiche de poste doit être créée pour fixer précisément les différentes tâches de la secrétaire qui va être recrutée.
II) La position hiérarchique
Dans le cas du directeur général, du technico-commercial et de la secrétaire, il s’agit principalement de la perception du poste selon la position hiérarchique. De plus, on remarque que plus le niveau hiérarchique est proche du poste, plus on a de connaissances réelles de ce même poste. Par exemple, le directeur général se préoccupe principalement du fonctionnement de l’entreprise et veut simplement une secrétaire compétente. Celui-ci connaît certainement mieux le poste de M. Jean que celui de la secrétaire. Pour ce qui est de M. Jean, il ne retient que ce qui l’intéresse du poste et veut principalement une personne de confiance qui pourra le seconder.
La secrétaire actuelle Mme Emilie, décrit le poste sous un point de vue assez différent. Il s’agit principalement d’une description du quotidien et du vécu d’une secrétaire. C’est pourquoi, celle-ci semble être attirée par le partage des pensées et des états psychologiques. Elle pourra ainsi, se tourner vers une candidate qui lui ressemble le plus.
Sources :
- Le rôle capital du recrutement pour une entreprise - Régionlib
- A quoi sert une fiche de poste ? - Agilytae
- Guide de la fiche de poste - Académie Caen
- Responsabilité, irresponsabilité, pouvoir - Réflexions sur la relation hiérarchique Robert Holcman, Dans Revue française de gestion 2009/6 (n 196), pages 67 à 80
- Recrutement : La fiche de poste est-elle toujours d’actualité ? - Les chasseurs d’emploi
- Les clés de la relation hiérarchique - Manageris
