Etudes & Analyses

Comment rédiger un rapport d'audit interne ? Exemple

L'audit interne est un outil intéressant pour effectuer un diagnostic des ressources disponibles et de leur degré de maîtrise. Comment rédiger le rapport ?

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Comment rédiger un rapport d'audit interne ? Exemple

Credit Photo : Freepik snowing

Durant le processus d'audit, l'on effectue ce qui est décrit dans la phase de préparation, c'est-à-dire les entretiens, les tests, la consultation de documents internes et les visites de sites. Les auditeurs collectent les informations utiles et pertinentes, en étudiant les informations disponibles et en documentant les preuves. Durant l'entretien, les auditeurs vérifient les informations qui leur sont fournies.

Dans la phase de restitution, les éléments identifiés dans la phase précédente sont organisés grâce à divers outils, tels que :

- Le compte rendu d’audit, qui doit inclure le nom et la fonction de l'audité, ainsi qu'un résumé de l'entretien.
- Le rapport d'audit interne, qui fournit une vue synthétique des éléments observés, et met en évidence les points forts, les lacunes, les constats de non-conformité et les documents internes. Des suggestions d'amélioration sont également proposées dans le plan d'action, il est préférable de coopérer avec le personnel concerné.


 Exemple d’une structure pénitentiaire

 

DATE de l’audit

Du 18/05/2021 au 23/05/2021

AUDITEURS

(Nom, prénom, fonction)

MJ (Apprentie LP)

AUDITES

(Nom, prénom, fonction)

BO  (Secrétariat)
CL (Bureau de liaison)
BC (Greffe)
AF (Economat)
EB (Régie)
LR (Ressources Humaines)

REFERENTIEL

(Norme, réglementation, CDC …)

Référentiel interne « ressources des services administratifs »

CHAMP D’AUDIT

(Processus, service …)

Services administratifs

PERIMETRE

(Siège, sites du groupe …)

Cellule administrative de la structure pénitentiaire

 

Constatations générales

Après l’audit des différents services, certaines tendances majeures se dégagent en termes de points positifs, mais aussi en ce qui concerne des points d’amélioration.

Nous retrouvons également quelques disparités et problématiques inhérentes à certains services.

 

Les points positifs

QUESTIONS

1.  Présentation du chef de service

Résultat



Total Normes de la référence

L'ancienneté sur votre poste est-elle supérieure à 18 mois ou avez-vous déjà exercé ces fonctions ?

0

 

 



0


Une ancienneté plus importante et/ou des missions similaires déjà exercées favoriseraient la connaissance du poste qui réduit le risque d'erreurs

Disposez-vous d'une fiche de poste ? (Doc)

0

 

 



0

Permet une meilleure connaissance des missions et des compétences attendues

Des personnels du service souhaitent-ils une mobilité ? Si oui, combien d'entre eux ?

0

 

 



0

Une mobilité inférieure à 50% indiquerait une stabilité de l'effectif et donc une diminution du risque

Avez-vous bénéficié d'une formation initiale pour vos fonctions actuelles ?

0

2

 



2

Une formation à la prise de fonction permet de délivrer les compétences et connaissances de base pour la prise de poste


Au vu des résultats obtenus, on note que l’effectif est stable, que les responsables ont de l’expérience qui est mise en évidence par une ancienneté de plus de 18 mois sur le poste de responsable. Les fiches de poste sont également présentes. Grâce à ces éléments, la connaissance du poste et des missions par les chefs de service sont favorisées.

Les responsables ont été formés à leur prise de fonction ou en amont.

 

QUESTIONS

2. Étude des risques

Résultat


Total
Normes de la référence

 Êtes-vous régulièrement informé(e) des erreurs de traitement des dossiers que vous traitez ?

0

 

 

 

0

 Informer les agents et leur expliquer permet d'éviter de reproduire des erreurs similaires sans les culpabiliser

 En cas d'erreur, connaissez-vous les répercussions pour l’usager ?

0

 4

 

 

4

 Une connaissance des répercussions favorise la prise en considération d'éléments importants dans le processus de production et responsabilise

 Existe-t-il une gestion des stocks des dossiers à traiter ? (Doc)

0


 

 

0

 Un indicateur de gestion des dossiers en stock permet de mettre en lumière un éventuel problème de traitement ou d'effectif si le stock seul augmente de façon importante

Êtes-vous régulièrement convié(e) à des réunions pour échanger sur les bonnes pratiques ? (Doc)

0

 

 

 

0

Des réunions d'échange au sujet des bonnes pratiques favorisent l'harmonisation dans le traitement des dossiers

 

 

Les personnels sont régulièrement informés des erreurs de traitement, ce qui peut permettre d’éviter de les reproduire.

Il existe également des échanges au sujet des bonnes pratiques, une bonne gestion de stocks des dossiers et une bonne connaissance des répercussions sur les usagers, permettant de les prendre plus facilement en considération.

 

QUESTIONS

3. Présentation des missions du service

Résultat


Total Normes de la référence

Savez-vous vous situer dans le processus de production de votre service ?

0

 

 

 

0

Savoir se situer dans le processus de production offre une vue d'ensemble sur les missions du service et la culture administrative

Existe-t-il un tableau de bord avec des indicateurs de gestion ? (doc)

0

 

 

 

0

Les tableaux de bord constituent un suivi de la qualité, la production et la productivité ; ils permettent de réduire les éventuels dysfonctionnements

 

Les agents savent se situer dans le processus de production, symbole d’une excellente vue d’ensemble des missions et d’une culture administrative.

Il existe un très bon suivi en termes de tableaux de bord avec différents indicateurs.

 

QUESTIONS

5. Le système d’information et de communication

Résultat


Total Normes de la référence

 Le réseau informatique est-il souvent indisponible ?

0

 2

 

 

2

 Un réseau informatique qui fonctionne de manière optimale limite la perte d'informations et participe au maintien de bonnes conditions de travail

 En cas de dysfonctionnement informatique, savez-vous qui appeler ?

0

 

 

 

0

Appeler la bonne personne en cas de dysfonctionnement permet de limiter la perte d'informations et la perte de productivité

 

Les personnels ont connaissance de la personne ressource en cas de dysfonctionnement informatique.

 

Pistes d’amélioration

QUESTIONS

1.  Présentation du chef de service

Résultat


Total
Normes de la référence

Bénéficiez-vous d'actions de formation continue ?

0

 

 16

 

16

La formation continue favorise l'adaptabilité au poste, la mise en place de l'évolution et de l'harmonisation des pratiques

 

QUESTIONS

5. Le système d’information et de communication

Résultat


Total Normes de la référence

 Vos personnels sont-ils formés aux applications bureautiques pour exercer ses missions ?

0

 8

 

 

8

Une formation aux outils utilisés favorise une meilleure exécution des tâches et un gain de productivité

 

Les agents suivent peu d’actions de formation continue et certains d’entre eux ne sont pas formés aux applications bureautiques. Il peut être intéressant de proposer et de promouvoir des actions de formation continue à l’outil informatique pour s’adapter au contexte numérique puis réduire la dépendance aux personnes « ressources » qui disposent de ces compétences.

 

QUESTIONS

2. Étude des risques

Résultat


Total Normes de la référence

 Existe-t-il des fiches de procédure ? (doc)

0

 4

 8

 

12

 Les fiches de procédure permettent d'aider à comprendre les consignes et à leur interprétation

Avez-vous des difficultés pour suivre les procédures du service ?

0

 

8

 

8

 Une bonne maîtrise de la procédure diminue le risque d'erreurs et d'oubli dans le processus de production

 

Tous les services ne possèdent pas forcément de fiches de procédure ou seulement en partie et certains agents peuvent rencontrer des difficultés à suivre certaines des procédures.

À noter que cette difficulté se retrouve surtout dans les services où il y a une proportion d’agents non titulaires plus importante (Bureau de liaison, Secrétariat). Ces agents sont en poste pour une durée moins longue et doivent donc essayer d’être opérationnels dans un laps de temps plus restreint. Les fiches de procédure peuvent les aider à gagner en autonomie.

 

QUESTIONS

4. Personnels gérés

Résultat


Total
Normes de la référence

Quel est l'effectif de votre service ?

0

 

 

 6

6

En général, 4 agents par service permettent d'instaurer une polyvalence

De combien de titulaires dispose le service ?

0

 

8

 

8

Un pourcentage de titulaires supérieur à 75% favorise une stabilité des connaissances

Y a-t-il des personnes en absence longue durée ?

0

 

 

6

6

Le remplacement du personnel absent permet de continuer à assurer les missions du service

Y a-t-il une personne à temps partiel ?

0

 

 

6

6

Un effectif à temps plein permet de couvrir 100% du temps de travail

 

Globalement, l’effectif disponible est satisfaisant. Cependant, certains services sont plus en difficulté en raison d’un effectif réduit (Economat), d’une personne en absence longue durée non remplacée (Bureau de liaison) ou d’une proportion de personnes non titulaires importante (Secrétariat, Bureau de liaison).

 

Points d’attention particulière

QUESTIONS

3. Présentation des missions du service

Résultat


Total Normes de la référence

Vos missions sont-elles dépendantes de la production d'un autre service ?

0

 

 24

 

24

Être indépendant vis-à-vis des autres permet de maîtriser le processus de production et de qualité de traitement des dossiers

 

Beaucoup de services sont interdépendants ; le risque réside ici dans la maîtrise du processus de chacun qui s’avère plus difficile

 

QUESTIONS

5. Le système d’information et de communication

Résultat


Total Normes de la référence

 Le télétravail est-il envisageable ?

0

 

 24

 

24

La mise en place du télétravail peut être un facteur de motivation et source de réduction de stress au travail. Procédure alternative (grève des transports…)

 

Le télétravail n’est pour l’instant pas envisageable pour diverses raisons. Obtenir la possibilité d’y remédier pourrait représenter un avantage important pour gérer les situations exceptionnelles, voire en partie les situations de crise.

QUESTIONS

2. Étude des risques

Résultat


Total Normes de la référence

 Existe-t-il une organisation dégradée en cas de situation de crise ?


 4

 

24 

28

Une organisation dégradée constitue une aide à la gestion de la situation de crise, au niveau organisationnel et contribue à réduire le stress.

 

Pour finir, au sein de la cellule administrative, il n’existe quasiment pas de gestion dégradée ou les personnels n’en ont pas forcément connaissance ; ce qui peut être vraiment problématique en cas de situation de crise.